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广西民族大学档案归档实施办法
2014-08-29 09:49   审核人:

广 西 民 族 大 学

档 案 归 档 实 施 办 法

 

为了进一步规范我校档案归档工作,提高档案归档质量标准,根据《中华人民共和国档案法》、《高等学校档案实体分类法》和《高等学校档案管理办法》的有关规定,结合我校的实际情况,制定本办法。

 

一、归档原则和要求

()凡是学校在从事招生、教学、科研、管理等活动直接形成的对学生、学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录,均属学校档案。

()科研、基建项目以及专题性档案,一般在项目完成通过鉴定验收后两个月内归档,其他类别的档案一般在次年六月底以前归档。

()学校各归档单位必须按照规定,对应该归档的档案材料,定期向学校档案馆移交,实行集中统一管理,任何单位和个人不得截留或据为己有。

()学校档案馆统一管理的档案材料必须是学校在教学、科研、管理等工作中自然形成的,对学校和社会当前与长远具有参考作用、凭证作用和利用价值的原始记录。

 

二、归档内容及范围

()党委办公室、统战部

类别

           

保管期限

DQ

 

1、上级党组织有关直接针对我校的指示、通知、通报、批复(附我校的请示)、干部任免等重要文件

永久

2、本校党代会文件材料

1)大会计划,通知,工作报告,议程,总结,记录,发言稿,领导讲话稿,照片,录音,录像,大会主席团、秘书长、代表、列席代表名单;候选人登记表和情况介绍;大会选举办法、选举结果和上级批复

2)提案及办理情况、会议简报、会议情况、小组会议记录等

3 参考文件、工作人员名单、工作证、代表证、列席证及选票样式

 

永久

 

 

长期

短期

3、本校党委会、党委扩大会、党政联席会议、党总支书记会议、党委中心会议、党委民主生活会、纪委会议的记录、纪要、决议以及会议讨论的文件材料

永久

4、党委工作计划、报告(包括调查报告)、总结(包括经验总结)

永久

5、党委发布的决定、办法、指示、批转、通报和通知

永久

6、以党委名义召开的工作会议文件

永久

7、校党委和上级党委调研、检查、巡视学校工作形成的文件

永久

8、党委领导在校内的重要讲话稿和参加上级召开会议发言稿

永久

9、党委工作简报

永久

10、党委大事记

永久

11、党委启用印章的文件和印模

永久

12、重要的统计材料

永久

13、上级党组织有关党的建设的文件

长期

14、党委保密、秘书工作的有关文件

长期

15、党办形成的文件

长期

16、重要电报、电话记录和来往公函

长期

17、重要的群众来信来访及处理材料

长期

18、党委与有关单位联系、协商工作的来往文件

长期

19、上级关于统战工作的文件

长期

20、本校统战工作的计划、决定、报告、通告、总结

永久

21、统战工作重要会议记录、情况调查、典型材料、统计报表

永久

22、本校各级人大代表、政协委员名单(册)及审批材料

永久

23、台、港、澳和侨务工作材料

长期

24、各民主党派成员和负责人名册及有关材料

长期

25、统战部党支部工作计划、总结

长期


 

()纪律检查委员会

类别

           

保管期限

DQ

1、本校纪委工作计划、报告、批复、总结、通报

永久

2、调查材料及重要统计材料

永久

3、上级纪委关于纪检工作的文件

长期

4、本校纪委工作规章制度

长期

5、本校纪委会议记录

长期

6、案件查处、党纪处分及撤销处分的决定、报告、批复及旁证材料、询问记录等

永久或长期

7、党员申诉、复查报告、结论以及复查过程中形成的各种材料

永久或长期

 

 

 

()监察室

类别

           

保管期限

 

XZ

 

 

1、本校监察工作规章制度

永久

2、上级有关监察工作的文件

长期

3、监察室工作计划、总结、汇报、报告、通报、批复

长期

4、案件查处、政纪处分、撤销处分的报告、决定、批复、旁证材料、询问记录、录音、照片等材料

永久或长期

5、申诉、复查报告、结论及复查过程中形成的各种材料

永久或长期

6、监察室重要会议记录

长期

7、统计年报表及重要报表

长期

8、大事记

长期

()党委组织部

类别

           

保管期限

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

DQ

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1、上级关于组织工作的指示、决定、通知

长期

2、本校组织工作计划、总结、决定、报告、调查材料

永久

3、本校组织机构设置、变动的报告及决定、批复(请示)、通知

永久

4、本校党组织建设计划、培养选拔干部规划、考察材料和审查报告

永久

5、副处级以上干部任免、调动和离休的报告、呈报表、决定、批复、通知等(包括上级批准来文)、

永久

6、副处级以上干部名册

永久

7、落实政策的有关材料

长期

8、党总支、党支部改选报告、审批材料

长期

9、党总支、党支部委员名单

长期

10、全校各党总支、党支部年度计划、总结

长期

11、评选先进党总支、党支部和优秀党员的名单、材料

长期

12、党员名册

长期

13、关于吸收新党员、预备党员转正或取消资格、党员退党的文件材料

长期

14、发展新党员、预备党员转正的名册

长期

15、党校(各分党校)有关材料

长期

16、组织部工作计划和总结

长期

17、干部培训、援外、挂职锻炼等材料、名册

长期

18、工作会议、大事记

短期

 

()党委宣传部

 

           

保管期限

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

DQ

 

1、上级针对本校宣传工作的指示、通知、通报等重要文件

永久

2、本校重大活的剪报、图表

永久

3、本校宣传工作计划、决定、报告、通知、总结、

永久

4、校史展相关材料(含电子版)

永久

5、大事记、会议记录

永久

6、上级关于宣传工作的文件

长期

7、本校教职工政治思想工作动态及调查材料

长期

8、学校网络管理规章制度、电讯服务工作等有关文件

长期

9、表彰本校宣传工作先进集体、先进个人表彰材料、名单

长期

10、本校宣传工作简报和教职工思想反映通报

长期

11、本部党支部年度或学期工作计划、总结

长期

12、本部工作计划、总结

长期

13、理论学习的决定、通知、计划、总结

长期

14、本校的重要宣传报导和广播工作总结、报告

短期

15、本校配合政治教育编印的资料、材料

短期

CB出版类

16、校刊

永久

电子声像类

17、本校重大活动的录音、录像、照片、光盘、磁盘

永久

 


()工会

类别

           

保管期限

 

 

 

 

 

 

 

 

DQ

 

1、学校工会工作计划、报告、决定、重要通知、总结、统计

永久

2、上级有关工会工作的文件

长期

3、工会代表大会的通知、名单、报告、决定、选举结果、领导讲话等文件

长期

4、表彰工会先进集体、先进个人的材料、名单

长期

5工会委员会会议记录纪要

长期

6、处分会员会议记录纪要

短期

7、基层工会干部名册(名单)

长期

8、会员名册(名单)

长期

9、计划生育工作材料

长期

10、人员管理工作材料

长期

11、工会工作计划、总结、规章制度

长期

12、大事记、会议记录

长期

 


()团委

类别

           

保管期限

 

 

 

 

 

DQ

 

 

 

 

 

 

 

 

1.本校团代会的通知、名单、工作报告、决议、选举结果、领导讲话等文件

永久

2.本校学代会的通知、名单、工作报告、决议、选举结果、领导讲话等文件

永久

3.本校社联代表大会的通知、名单、工作报告、决议、选举结果、领导讲话等文件

永久

4.本校研究生代表大会的通知、名单、工作报告、决议、选举结果、领导讲话等文件

永久

5.团委工作计划、报告、总结及规章制度

永久

6.上级关于团的工作文件

长期

7.团委工作典型调查材料

长期

8.表彰和奖励先进团支部、优秀团员的材料及名单

长期

9.团干部名册(名单)

长期

10.团员名册(名单)

长期

11.团委会议记录

长期

12.学生会文件、材料

长期

13.社团联合会文件、材料

长期

14.研究生会有关材料

长期

15.本校学生组织参与的自治区级以上竞技比赛的有关材料

长期

16.各学院团委的有关材料

长期

17.团员带头组织进行的重大活动的有关材料

长期

18.社团活动、勤工助学、社会实践有关材料

长期

19.大事记

长期

CB出版类

20.团报《相思湖青年》

永久

 


()学生工作部(处)

类别

           

保管期限

 

 

 

DQ

 

 

 

1、本校有关学生思想政治工作的决定、通知、条例

永久

2、本校学生思想政治工作计划、报告、总结、统计数据

永久

3、上级有关学生思想工作文件

长期

4、学生思想政治工作典型调查材料、选拔、管理文件

长期

5、二级学院学生思想政治工作人员名册(名单)

长期

XZ

6、本处工作计划、总结、规章制度、会议记录

7、大事记

JX

8、学生学藉卡片

永久

9、学生奖励材料(奖学金、优秀学生、先进班级)

长期

10、学生处分材料

长期

11、学生勤工俭学材料(计划、措施等管理文件)

长期

12、上级有关毕业、就业方面的文件材料

长期

13、毕业生工作计划、简报、总结

长期

14、毕业生供需统计、计划、合同、协议书等材料

长期

15、毕业生质量跟踪调查和信息反馈材料

长期

 

 

 

 


()武装部

类别

           

保管期限

XZ

 

1、上级有关武装、人防、民兵、军训工作的文件

长期

2、本校武装部职责范围内的规章制度

长期

3、武装部工作计划、总结、调查报告、会议记录

长期

4、武装部工作统计年报及重要报表

长期

5、复员、转业、军烈军属预备军人名册及登记表(卡)、拥军优属材料

长期

6、学生军训有关材料

长期

7、征兵、预备役工作有关材料

长期

8、人防工作有关材料

长期

9、大事记

长期

 

 


()校长办公室

类别

           

保管期限

 

 

 

 

 

 

 

XZ

 

 

 

 

 

 

1、上级有关直接针对本校的指示、通知、通报、批复(本校请示)等文件

永久

2、学校年度、学期工作计划、总结、汇报、报告

永久

3、校长办公会议、校行政会议记录、纪要

永久

4、学校评估材料

永久

5、有关全校性工作的调查和经验总结

永久

6、学校报表及综合统计

永久

7、启用印章的文件及印模和旧章

永久

8、学校法人代表证书、征用、申报土地使用权、土地管理等文件材料

永久

9、学校历史沿革、情况介绍

永久

10、校史工作材料

永久

11、上级有关高校行政管理综合性文件

长期

12、全校性的工作会议、座谈会文件

长期

13、校领导在会上的重要讲话和参加校外会议发言稿

长期

14、校庆工作材料

长期

15、来信来访文件材料及处理情况记录

长期

16、学校与国内有关单位或机构签订的合同、协议书、聘请书

长期

17、学校及校办形成的通知、简报

1)重要的

2)一般的

长期

短期

18、本办公室及下属部门的工作计划、总结、经验介绍、报告、请示及批复

长期

19、省部级以上领导出席本校活动方案、计划、请示及批复

长期

20、教职工代表大会

长期

 

 


(十一)督查办公室

 

           

保管期限

XZ行政类

1、全校性的规章制度、相关调查材料及其它

永久

 

 

(十二)校友联络办公室

 

           

保管期限

XZ行政类

1、年鉴(含电子版)、文件汇编

永久

2、学校的大事记、简报、信息、动态等材料 

永久

3、校友工作材料  

长期

 

 

(十三)离退休人员工作处

类别

           

保管期限

 

 

XZ

 

 

1、上级关于离退休工作的文件

长期

2、本校有关离退休人员的管理规定

长期

3、本处工作计划、总结、工作汇报、会议记录等

长期

4、本处离退休人员的报告、批复

长期

5、离退休人员名册

长期

6、本校组织离退休人员开展的各种活动的报告、计划等文件

长期

7、大事记

短期

 

(十四)发展规划处

类别

           

保管期限

XZ

1上级(或学术机构、规划专家)审批、通过的学校发展规划

永久

2学校审批、通过的校级发展规划、方案及论证材料

永久

3学校规划工作会议记录、纪要

永久

4、学科带头人遴选有关材料

永久

5、学校规划年度工作计划、总结

永久

6、上级有关学校规划工作的文件

长期

7上级有关针对本校规划工作的通知、批复(附学校的请示、报告、方案设计)

长期

8制定的本处工作规章制度

长期

9学校规划工作调研报告、简报

长期

JX

10、本校申报中央与地方共建高校特色学科实验室项目材料

永久

11、本校申报自治区级人文社科基地、重点实验室材料

永久

12学科建设任务书、合同书、协议书

永久

13学科建设规划、调研等有关材料

永久

14硕士点、博士点的申报、建设、评估等有关材料

永久

15学校各级重点学科的申报、管理、评估等有关材料

永久

16学科建设管理文件及规章制度

长期

 

 

 

(十五)人事处

类别

           

保管期限

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

XZ

 

1、上级有关针对本校人事、工资福利等方面的通知、批复(附本校请示)

永久

2、学校编制规划、计划报告及上级批复

永久

3、学校机构设置、调整、撤销、定员、定编文件(包括请示批复)

永久

4、人事处权限内的职务任免、级别确定、辞职报告及批复文件材料

永久

5、教职工花名册(总册和专任教师花名册、职称花名册、合同聘用人员花名册等)

永久

6、人事、工资统计报表

永久

7、学校人事工作计划、报告、总结、调查报告

永久

8、上级有关人事工作的文件

长期

9、学校人事工作的规章制度

长期

10、教职工考核、考勤的文件材料及统计表

长期

11、表彰和奖励先进集体、先进教职工的材料

长期

12、处分教职工的材料和复查、撤销处分的材料

长期

13、教职工评定、聘任专业技术职称文件、材料及上报批复(审批表)

长期

14、教职工转正定期材料(审批表归个人档案)

长期

15、教职工动态信息材料

长期

16、教职工校内调动材料

长期

17、教职工的招聘、录用、调入有关材料、(包括行政介绍信、调令等)

长期

18、教职工调出的有关材料(包括行政介绍信的存根)

长期

19、教职工(包括离退休人员)工资调整材料、名册

长期

20、教职工工资、津贴变动材料(包括停薪、降薪、恢复发放)

长期

21、调入工资介绍信、调出工资介绍信存根

长期

22、福利、抚恤金、困难补助、科技人员津贴等文件材料名册

长期

23、教职工聘任、待聘、下岗、培训、重新分配等文件材料、名册

长期

24、干部、工人在职培训文件材料、名册

长期

25、工人技术等级评定文件材料、名册

长期

26、教职工退休退职、离职、辞职、出国报告、批复、通知等有关文件材料和名册

长期

27、教职工教龄、高校工作有关荣誉证书授予的文件材料、名册

长期

28、临时工雇用、管理有关文件材料、名册

长期

29、教职工商调、借调函件等材料

长期

30级有关师资管理文件

长期

31学校有关师资管理的规定、通知等文件

长期

32推荐教师委托书等材料

长期

33师资培养、管理工作计划规定、规定、总结

长期

34教师进修计划、规定、总结

长期

35教师工作量的规定及执行情况

长期

36、教师业务考核材料、教师资格评定材料名册

长期

37教研室、研究室负责人名单

长期

38、群众重要来信来访材料

长期

39、人事工作会议记录、纪要

长期

40、大事记

长期

(十六)保卫处

类别

           

保管期限

 

XZ

 

1、有关安全稳定、综合治理工作的统计报表

永久

2、上级有关安全稳定、综合治理工作的文件

长期

3、本校安全稳定、综合治理工作方面的规章制度

长期

4、学校安全稳定、综合治理工作计划、报告、总结、调查材料

长期

5、本校师生员工案件侦察、调查、处分结论材料及上级的批复、判决书

长期

6、本校师生员工案件平反、复查、处理结论及上级的批复

长期

7、重要部门的安全稳定、综合治理、消防工作有关材料

长期

8、安全稳定、综合治理工作简报

长期

9、本处工作计划、总结、会议记录

长期

10、重要活动安全保卫工作预案

短期

11、大事记

长期

 

(十七)审计处

类别

           

保管期限

XZ

 

1、上级有关审计工作的文件

长期

2、本校审计工作规章制度

长期

3、审计工作计划、总结、汇报、报告、通报

长期

4、审计项目立项、查处所形成的材料、凭证、结论报告、处理请示、批复

长期

5、本室重要会议记录

长期

6、统计年报表和重要报表

长期

7、大事记

长期

 

(十八)后勤管理处

类别

           

保管期限

XZ

1、上级有关后勤管理工作的文件

长期

2、上级有关针对本校后勤管理方面的有关文件材料

长期

3、本校后勤管理处及各科室的规章制度

长期

4、本校后勤工作计划、报告、总结,调查报告

长期

5、学校房产证、房产管理有关规定、调配使用清单、产权转移等材料

长期

6、固定资产形成的有关材料:管理规章制度、仪器设备档案等

长期

7、本处工作计划、报告、总结

长期

8、大事记、重要会议记录

长期

9、固定资产形成的有关材料:明细帐、卡片、报废清单等

短期

10、水电管理工作有关资料

短期

11、车辆管理等有关资料(申请报告、预算、决算、验收、维修等)

短期

12、膳食管理工作材料

短期

13、本处、膳食科、医院等(有独立帐号的)财务帐目、凭证材料(参照财务处归档范围)

长期

短期

14、公费医疗、保健有关文件、规定、重要通知

长期

15、本校教职工健康状况调查材料、统计表

长期

 

 

(十九)绿化卫生委员会

类别

           

保管期限

XZ

1、上级有关爱国卫生工作的文件

长期

2、学校有关爱国卫生、园林绿化、校园建设工作的计划、总结、规定、通知等文件

长期

3、爱委会及各科工作计划、总结、重要会议记录

长期

4、大事记

长期

(二十)校办产业管理

类别

           

保管期限

XZ

1、上级有关校办产业管理的文件

长期

2、本校校办产业管理各项规章制度

长期

3、本办下属各单位的工作计划、报告、总结、会议记录

长期或永久

XZ

4、学校校产管理的有关规定、计划、总结、调查材料、统计报表

长期

5、大事记

长期

 

 

 

 

 

(二十一)图书馆

类别

           

保管期限

XZ

1、上级有关图书、情报工作的文件

长期

2、学校图书馆的各种规章制度

长期

3、学校图书工作、本馆及各部的计划、报告、总结

长期

4、学校图书概况、发展规划、馆藏、统计及统计年报表

永久

5、与外校交流的有关材料

长期

6、订购书刊计划

长期

7、大事记

长期

 

(二十二)教务处

类别

           

保管期限

XZ

政类

1、本处工作计划、报告、总结

长期

2、大事记、会议记录

长期

 

JX

3、上级有关针对本校教学工作的指示、通知等文件材料

永久

4、教学改革、教学计划、培养目标、学制等方面的指示、规定、办法

永久

5、学校教学规划、实施计划、有关教学的规章制度、调研报告、简报、总结

永久

6、学科、专业、实验室论证、评估、申报、审批材料

永久

7、重点学科、专业、实验室建设材料

永久

8、学科、专业、实验室建设统计报表

永久

9、各专业教学计划、教学大纲

永久

10、新生录取材料及新生名单

永久

11、新生入学登记表

永久

12、学生成绩总册

永久

13、在校学生名册

永久

14、毕业生结业、毕业证书、学位证书发放表

永久

15、补办毕(结)业学历、学位证明材料及名单

长期

16、教学工作的各种统计报表

永久

17、教务工作重要会议记录

永久

18、上级有关教学工作的文件、有关学生管理的制度、规定等文件

长期

19、上级有关学科、专业设置及实验室建设的文件材料

长期

20、有关学分制材料

长期

21、学生学籍变更材料(升级、留级、休学、复学、转学、退学)

长期

22、学生奖励、处分材料

长期

23、教学检查、评估和各级优秀教学质量评奖材料

长期

24、非学历教育的培训班、进修班材料

长期

24、课程建设要求及安排、校历表、课程表

长期

25、典型教案、重要备课记录

长期

26、学科、专业、实验室建设计划、简报、总结材料

长期

27、上级有关招生工作文件材料

长期

28、招生计划、规定、生源计划等

长期

29、委培、代培、自费生计划、合同及名单

长期

30、招生宣传、招生工作总结

长期

31、各二级学院学科专业课程试题库

长期

32、上级有关学位工作文件材料

长期

33、本校学位评定条例、办法及计划总结

长期

34、学位委员会会议记录、决定

长期

35、学位委员会授予各层次学位清册

长期

36、本科生优秀学士学位论文

长期

37、本校编或主编的教材

长期

38、各二级学院各专业使用教材目录

长期

39、本校自编、主编教学指导书、实习指导书和习题集

长期

40、学生运动会材料

长期

41、其他有保存价值的自编参考资料

短期

42、教学实习基地、教学实习计划、总结、及有关材料

短期

43、社会调查、社会实践计划、总结及有关材料

短期

(二十三)研究生工作处

 

           

保管期限

JX

1、研究生录取名单

永久

2、研究生入学登记表

永久

3、研究生教学计划、大纲

永久

4、研究生成绩总表、考核表

永久

5、在校研究生名册

永久

6、学位委员授予学位清册

永久

7、研究生毕业证、学位证发放登记表

永久

8、在职研究生班或学位班毕业证、学位证申报和发放材料

永久

9、研究生各类工作统计表

永久

10、上级有关研究生工作文件

长期

11、本校研究生管理规章制度

长期

12、研究生课程建设、课程表

长期

13、研究生专业课入学试题及指导老师名册

长期

14、研究生学籍变更材料(留级、休学、复学、转学、退学)

长期

15、研究生奖励、处分材料

长期

16、学位评定条件、办法、学位论文及评审材料

长期

17、博士、硕士研究生学位论文及评审材料

长期

18、研究生就业材料

长期

19、本处年度工作计划、总结、报告

长期

20、研究生招生简章、招生宣传、工作总结

短期

21、研究生教学实习计划、总结有关材料

短期

22、社会调查、社会实践计划、总结及有关材料

短期

声像类

23、研究生毕业集体照

永久

 

(二十四)科研处

类别

           

保管期限

XZ

行政

1、本处工作计划、报告、总结

长期

2、大事记

长期

 

 

 

 

 

 

 

KY

 

 

 

 

 

 

 

 

 

3、上级有关科研行政管理、计划管理、科研成果管理、经费管理的文件

长期

4、本校关于科研行政管理、计划管理、科研成果管理、经费管理的文件材料

长期

5、申报科学基金的请示及批复

长期

6、本校对世界银行贷款等项目管理、使用中形成的有关材料

长期

7、科研学术活动材料

短期

8、科研准备阶段的课题报告与课题调研论证材料,主要包括:项目申请书(含课题研究计划、设计),立项书,经费预算表,项目执行任务书(或合同、协议书),年度研究进展报告,年度科研成果,计划调整或其它变更

长期

9、研究阶段的实验、测试、观测、调查、考察的各种原始记录(包括配方、工艺流程及综合分析材料)

永久

10、数据处理材料、包括计算机处理材料(如程序设计说明、框图、计算结果)

永久

11、设计的文字说明、图纸(底图、蓝图、机械设计图、电子线路图等)

永久

12、研究工作阶段小结、年度报告

长期

13、配套的照片、底片、录音带、磁盘、光盘等载体

永久

14、样品、标本等实物的目录

永久

15、结题材料(包括结题审批书,最终成果,结题证书,同意结题批复文件)

永久

16、成果鉴定材料(鉴定申请、鉴定成果及其附属证明材料、鉴定结果、鉴定证书)

长期

17、科研成果奖励申报与审批材料(申报表、成果、获奖批文、获奖证书)

永久

18、专利申请材料(专利申请书、受理书、申请专利成果、专利证书、专利转让合同等)

永久

19、科技成果转化材料,主要包括:成果(技术)推广应用阶段的转让合同、协议书、成果被引用或投产后反馈意见、推广应用方案及实施意见、扩大试生产的设计文件、工艺文件

永久

20、科研成果复印件,主要包括当年成果索引及与索引配套的成果复印件

永久

21、科技合作材料,主要包括校市(企)合作协议、后续合作情况等

短期

22、成果宣传报导材料

短期

23、对外学术交流材料

长期

 


(二十五)设备实验管理处

类别

           

保管期限

    

 

 

 

SB                          

 

1、上级有关仪器、实验设备的政策、业务管理文件

长期

2、学校仪器、实验设备管理的规章制度

长期

3、仪器、设备实验工作计划、报告、总结、调查材料

长期

4、仪器、设备购置请示、采购文件、竞标文件、采购评标报告、采购确认书、成交通知书、采购合同、验收证明书

长期

5、设备基础设施、建设项目实施方案

长期

6、学校仪器、实验设备购置计划、报告及经费分配方案

长期

7、各种精密、贵重、稀缺的仪器设备全套随机技术资料及接收、使用、维修和改进工作中所产生各种文件材料、记录、图表

永久或长期

8、进口仪器设备过程中所有的技术商务文件、

长期

9、开箱记录和开箱单

长期

10、安装、调试记录和双方签字移交文件、保修单

长期

11、索赔往来函件及结果文件

长期

12、设备说明书及全套随机文件材料

与设备共存

13、使用、检修、故障事故记录

与设备共存

14、重大事故的调查分析及处理意见

与设备共存

15、技术改造和开发过程中形成的持术文件

与设备共存

16仪器设备移交清册及仪器设备报废、调拨报告和批复

长期

17、学校有关仪器、实验设备工作的综合性统计材料

长期

18、仪器、设备项目的申购报、计划、论证报告(论证会文件、记录等)、校园网、系统软件采购报告

长期

19、上级或主管领导批复和准购批示

长期

20、定购合同和会谈纪要、记录等

长期

 


(二十六)财务处

类别

           

保管期限

XZ

行政

1、本处工作计划、报告、总结、重要会议记录

长期

2、大事记

长期

 

 

 

 

 

 

 

 

 

CK

 

3、上级有关财务会计工作的文件材料

永久

4、本校财务管理规定、计划、总结、请示、批复等文件

长期

5、学校基金管理工作文件

短期

6、有关财务管理方面其他文件材料

短期

7、会计移交清册

永久

8、财会档案销毁清册

长期

9、决算报表

永久

10、预算会计报表

永久

11、年度以上规划表、分配计划、测算表

长期

12、年度以上各种统计报表

长期

13、季度以下各种计划、统计报表

短期

14、涉及外事会计帐薄

永久

15、总帐

长期

16、预算内帐薄(含明细帐、分户帐或登记帐)

短期

17、预算外帐薄(含明细帐、分户帐或登记帐)

短期

18、学校专项基金帐薄

短期

19、一般项目日记帐

短期

20、现金、银行存款日记帐

长期

21、固定资产明细帐(固定资产报废清理后保管五年)

短期

22、涉及外事的会计凭证

永久

23、预算内各种原始凭证、记帐凭证、帐单

短期

24、预算外各种原始凭证、记帐凭证、帐单

短期

25、学校基金各种原始凭证、记帐凭证

短期

26、银行存款余额调节表

短期

27、会计拨款凭证及其他会计凭证

短期

28、银行对外帐单

短期

29、涉及债权、债务及没清理完毕的凭证

长期

30、工资发放名册、卡片

永久

31、工资转移、证明、通知存根

长期

32、各种奖金、奖学金、助学贷款、名册、卡片等

短期

(二十七)基建管理处

类别

           

保管期限

XZ

行政

1、本处工作计划报告、总结、重要会议记录

长期

2、大事记

长期

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

JJ

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

JJ

 

 

 

 

3、上级有关基建工作的文件

长期

4、本校有关基建工作的文件、规章制度

长期

5、本校基建工作计划、报告、总结

长期

6、基建工作总体规划、拆迁请示、批复、函件等

永久

7、基建工作统计报表

永久

8、基建工程财务预算、决算

长期

9、全校性总体规划、设计总平面图

永久

10、水、电、气管道分布图

永久

11、地质勘探、地形测量材料

永久

12、可行性研究方面的项目建议书及上级批复

永久

13、可行性研究报告

永久

14、项目评估

永久

15、环境预测、调查报告

16、设计任务及计划任务书

永久

17、设计基础方面的工程地质、水文地质、勘察设计、勘察报告、勘察记录、地质图、化验试验报告、重要土、岩样及说明

永久

18、地形、地貌、控制点建筑物、构筑物的重要设备及安装测量定位观测记录

永久

19、水文、气象、地震等其他设计基础材料

永久

20、设计文件(初步设计、技术设计)

永久

21、施工图设计

长期

22、技术秘密材料、专利文件

永久

23、设计计算书

长期

24、关键技术实验

永久

25、总体规划设计

永久

26、设计评价、鉴定、审批

长期

27、工程管理方面关于征用土地批准文件及红线图、拆迁、补偿的协议书

永久

28、承包合同、协议书、招标、投标、租赁文件

永久

29、施工执照

永久

30、环保三同时、消防、卫生等条件、水、电、气、暖、供应协议书

永久

31、产权证书

永久

32、设备及管线安装施工文件

   1)开工报告、工程技术要求、技术交底、图纸会审纪要

   2)设计变更、工程更改洽商单、材料、零部件、设备代用审批

   3)焊接试验记录、报告、施工检验、探伤记录

   4)隐藏工程检查验收记录

   5)强度、密闭性试验报告

   6)设备调试记录

   7)施工安装记录、安装记录检查、评定、事故处理报告

   8)系统调试、实验记录

   9)管线清洗、通水、清毒记录

   10)管线标高位置、坡度测量记录

   11)中间交工验收记录证明、工程质量评定

   12)竣工报告、竣工验收报告

 

长期

长期

长期

长期

长期

短期

长期

长期

短期

长期

长期

长期

33、土地施工文件

1)开工报告、工程技术要求、技术交流、图纸会审纪要

2)施工组织设计、施工方案、施工计划、施工技术措施、施工安全措施、施工工艺

3)原材料及构件出厂证明、质量鉴定

4)建筑材料实验报告

5)设计变更、工程更改洽商、材料仿用核定审批                                     

6)土建施工定位测量地质勘察

7)土岩试验报告、基础处理、基础工程施工图

8)隐蔽工程验收记录

9)工程记录及测试、沉陷、位移、变形观测记录、事故处理报告

10)分项、分单位工程抽量检查、评定

11)交工验收记录证明

12)竣工报告、竣工验收报告

 

长期

长期

 

长期

长期

永久

永久

永久

永久

永久

长期

长期

永久

34、电气、仪表安装施工文件

1)开工报告、工程技术要求、技术交底、图纸会审

2)设计变更、工程更改洽商单、材料、零部件、设备代用审批

3)调试、鉴定记录

4)性能测试和校核

5)施工安装记录、质量检查评定、事故处理报告

6)操作、联动试验

7)电气装置交接记录

8)中间交工验收记录、工程质量评定

9)竣工报告、竣工验收报告

 

长期

长期

长期

长期

长期

短期

短期

长期

长期

35、竣工验收报告

永久

36、全部竣工图纸

永久

37、质量评审材料

永久

38、工程现场声像材料

永久

39、竣工验收会议决议文件

永久

40、基建财务计划、年度计划

短期

41、工程概算、预算、决算

永久

42、主要材料消耗、器材管理

短期

43、交付使用的固定资产

永久

财务类

44、基建财务管理形成的帐目、凭证等材料、

长期或短期

 


(二十八)学报编辑部

类别

           

保管期限

CB

 

 

 

1、本校编辑出版工作规划、计划、报告、总结、简报、重要会议

永久

2、学校有关编辑出版工作规章制度、统计报表

永久

3、出版通知单、书刊、音像出版物样品

永久

4、上级有关编辑出版工作的文件

长期

5、编辑出版合同、协议书

长期

6、原稿(包括照片、手迹原件)或复制件(退还作者后应有原稿签收单)

长期

7、各级审稿单或历次审稿意见与作者的来往信件

长期

8、上级召开的编辑出版工作会议文件

短期

9、获奖或受查处情况的文件材料

长期

10、编辑部管理形成的文件材料

短期

11、封面设计图样

短期

12、出版发样记录、发稿后的变动情况、稿酬、版税通知单

短期

13、有参考价值的读者来信、重要评论

短期

14、再版修改意见

短期

XZ

行政类

15、本编辑部工作计划、报告、总结、重要会议记录

长期

16、大事记

长期


(二十九)国际交流处

类别

           

保管期限

 

WS

 

 

 

 

1、中外合作校际交流协议、项目、合同纪要材料、备忘录

永久

2、本校完成的国际合作项目、成果等材料

永久

3、外籍教师、专家、学者及友好人士来校讲学的讲稿、教材等材料

永久

4、授予外籍人员名誉称号的材料

永久

5、上级有关外事工作的文件

长期

6、本校有关外事工作规章制度、总结、报告

长期

7、国际交往中签鉴定的合同、协议书、聘请书

长期

8、外事工作会议领导讲话稿及相关材料

长期

9、外事工作统计报表等

长期

10、上级对出国(境)人员的有关文件材料

长期

11、国际学术会议论文

长期

12、投寄国外的学术论文

长期

13、出国(境)人员考察、访问材料

长期

14、出国(境)讲学、研究人员有关材料

长期

15、国际比赛、竞赛材料

长期

16、本校邀请、聘请外籍人士的计划、请示、上级批复、来往函件

长期

17、来校进修、短期培训研究的外籍人员的有关材料

长期

18、合作项目中国外单位完成项目、成果等材料

长期

19、国际会议的有关材料

长期

20、留学生管理规章制度

长期

XZ  行政 类

21、本处工作计划、报告、总结、会议记录

长期

22、大事记

长期

实物类

23、国际交往双方互赠的礼品、纪念品

永久

声像类

24、国际交往中外事重大活动的录音、录像、照片、光盘、磁盘

永久

 


(三十)国际教育学院

类别

           

保管期限

WS

 

1、出国(境)进修、留学取得学位证书(影印件)

永久

2、出国(境)进修、留学取得研究成果论文和各类证书(影印件)

永久

3、中外合作教育交流协议、项目、合同纪要材料、备忘录

永久

4、本院完成的国际合作项目、成果等材料

永久

5、外籍教师、专家、学者及友好人士来院讲学的讲稿、教材等材料

永久

6、留学生工作录取审批材料

永久

7、留学生入学登记表、学籍卡片

永久

8、教学计划、大纲、安排

永久

9、留学生学习情况、成绩、评语

永久

10、留学生学位论文、学位证书复印件

永久

11、留学生名册  

永久

12、上级有关学院工作的文件

长期

13、本学院工作规章制度、总结、报告

长期

14、学院工作会议材料

长期

15、学院工作统计报表等

长期

16、上级对出国(境)人员的有关文件材料

长期

17、国际学术会议论文

长期

18、投寄国外的学术论文

长期

19、出国(境)人员考察、访问材料

长期

20、出国(境)讲学、研究人员有关材料

长期

21、国际比赛、竞赛材料

长期

22、本院邀请、聘请外籍人士的计划、请示、上级批复、来往函件

长期

23、来院进修、短期培训研究的外籍人员的有关材料

长期

24、合作项目中外方单位完成项目、成果等材料

长期

25、授予外籍人员名誉称号的材料

长期

26、国际会议的有关材料

长期

27、留学生去向及有关材料

长期

28、本学院工作计划、报告、总结、会议记录

长期

29、留学生管理规章制度

长期

声像类

30、毕业集体照

永久

 


(三十一)继续教育学院

类别

           

保管期限

XZ

1、本院的重要会议记录、纪要、简报

长期

2、本院的行政工作计划、总结、报告

长期

3、本院统计年报表及重要材料

长期

4、本院大事记

长期

5、本院各种规章制度

长期

 

 

 

JX

 

 

 

 

 

 

6、上级有关针对本院教学工作的指示、通知等文件材料

永久

7、本院的教务、教学工作会议、教学经验交流会、教学改革、培养计划、培养目标、学制等方面的记录、规定、办法

永久

8、本院规划、实施计划、有关教学的规章制度、调研报告、简报和总结

永久

9、教学工作的各种统计报表

永久

10、新生录取材料、新生录取名单

永久

11 、新生入学登记表、在校学生名册

永久

12、学生成绩总表

永久

13、各专业教学大纲计划、教学大纲

永久

14、上级有关成人教育工作的文件、有关学生管理的制度、规定等文件

长期

15、上级有关成人教育招生工作的文件材料

长期

16、招生计划、规定、生源计划等

长期

17、教学检查、评估和各级优秀教学质量检查评奖材料

长期

18、非学历教育的培训班、进修班的有关材料

长期

19、委培、代培、自费生计划、合同及名单

长期

20、招生宣传工作及招生工作总结

长期

21、学生学籍变更材料(留级、休学、复学、转学、退学)

长期

22、学生奖励、处分材料

长期

23、优秀毕业生论文、毕业设计及评审意见

长期

24、各学科专业课程试题库

长期

声像类

25、毕业集体照

永久

 


(三十二)各学院、附中、附小、幼儿园

类别

           

保管期限

 

 

XZ

 

1、上级有关针对各单位工作文件

长期

2、本单位的重要会议记录、纪要、简报

长期

3、本单位的行政工作计划、总结、报告

长期

4、本单位开展的各种学术交流活动材料

长期

5、本单位与国内单位合作、协作办学材料

长期

6、本单位的统计年报及重要材料

长期

7、本单位大事记

长期

8、本单位的各种规章制度

长期或短期

JX

 

9、全校性运动会(包括参加全国、省级运动会比赛文件材料)

永久或长期

10、优秀毕业论文、毕业设计、评审意见

永久或长期

11、举办各种培训班的报告、批复、入学通知、教学计划、课程安排、学员名单、成绩登记表、毕(结)业证书存根

永久

12、由本单位承办的全国性、全区性的教学科研等重大学术活动的材料和相关照片

长期

13、本学院学科建设形成的有特色、有价值的档案材料

长期

14、教师教学经验总结

长期

15、班主任工作总结

长期或短期

声像类

16、毕业集体照及本单位重大活动形成的声像档案

永久

 


(三十三)研究中心、实验中心、实验室

类别

           

保管期限

XZ

1、各中心、室工作计划、规划、调查材料、总结、报告

长期

2、各中心、室制定的规章制度

长期或短期

3、各中心、室有关研究课题申报、准备、实验、总结鉴定、申报奖励各个阶段形成的文件材料

长期或短期

4、各中心、室的大事记、重要会议记录

长期

SB

设备类

5、各中心、室购买国产和进口的精密、贵重、稀缺仪器设备的全套随机技术资料及接收、使用、维修和改进工作中所产生的各种文件材料、记录、图表等

永久或长期

 

(三十四)学院、部、研究中心自行保存的档案

类别

           

综合类

1、学生工作总结

2、学生思想政治工作计划、总结、汇报

3、分团委、团总支工作计划、总结、报告

4、党支部(总支)工作计划、总结、报告

5、本单位评为先进集体及个人的材料、名单

6、本单位权限范围内对违纪职工、学生处分的文件材料

7、本单位重大活动中所形成的文件材料

 

8、本科生非优秀学士学位论文及评审意见,硕士生、本科毕业生优秀毕业论文及评审意见(复印件)

9、专业教学计划、课堂教学材料、课程进度表

10、教师任课安排、教案

11、学生优秀实习、实践报告

12、本专业教学检查、调查材料及总结

13、教师工作量核算、登记材料

14、课程考试、考查试卷、考场记录及质量分析

15、教学检查、调查材料及总结

声像类

16、其他有参考价值的电子文件和声像档案

三、归档流程

()各单位兼职档案员对平时收集归档的档案材料进行分类、整理,确定归档范围和保管期限后,在档案馆的指导下,进行组卷、立卷和编制案卷类目。

()各归档单位立卷、编制案卷类目后,经档案馆及有关专业人员检查验收合格,双方确认通过后,办理案卷移交手续。

 

四、本办法规定的档案保管期限,“永久”是指无限期地尽可能长远地保存下去;“长期”一般是指保存十六年至五十年左右;“短期”一般是指十五年以下。

 

五、本办法自发文之日起执行,原《广西民族大学档案归档原则和归档范围》(民大[200729号)同时废止。

 

六、本办法由学校档案馆负责解释。

 

 

 

 

                       广 西 民 族 大 学

                       2010年6月1

广西民族大学档案馆  地址:中国广西南宁市大学东路188号
邮编:530006
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