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广西民族大学档案工作岗位责任制
2015-03-24 17:32   审核人:

    为进一步加强学校的档案管理,强化档案职能部门、分管档案工作领导、档案干部和兼职档案员岗位意识,明确岗位职责,做好档案归档工作,根据《中华人民共和国档案法》、《高等学校档案工作规范》等有关规定,制定本岗位责任制。

    一、学校档案工作领导小组职责

    1、组织全校性的学习、宣传、贯彻实行国家档案法律法规和上级关于档案工作的各项方针政策的活动。

    2、加强对学校档案工作的领导,把档案工作纳入学校整体发展计划、规划,督促档案职能部门、各单位分管领导贯彻落实上级布置的工作任务,指导和规范学校的档案管理工作。

    3、注重档案室的建设和发展,支持档案职能部门的工作,定期检查和及时解决档案管理中存在的问题,使档案管理工作在改革中与学校的各项工作协调发展。

    二、学校各单位分管档案工作领导职责

    1、学校各单位分管领导职责。组织本单位教职工学习档案法律法规,执行学校档案工作规章制度,把档案工作纳入本单位的议事日程,支持文秘、兼职档案员的归档工作。加强与学校档案职能部门联系,检查本单位年度归档情况。督促本单位兼职档案员按规定把本单位形成的归档纸质文件和电子文件移交 综合档案室。

    2教学管理部门分管领导职责。要制定教学档案管理制度,把教学档案纳入教学管理工作计划,督促本部门和教学单位按学年度整理好教学纸质文件档案、电子文件档案,在规定的时间内移交学校综合档案室统一管理。

    3、科研管理部门分管领导职责。了解掌握科研项目进展情况,审查科研课题项目结束或结题后文件材料的完整、系统,督促兼职档案员把科研课题项目的纸质归档材料和电子文件归档材料,按有关规定移交 综合档案室。

    4、产品生产与科技开发管理部门分管领导职责。除日常要归档的文件外,还负责对学校产业开发产品产生的协议书、学校承担部分的产品设计(研制)技术文件等材料进行审查、验收,督促兼职档案员按规定把有关材料和本单位产生的其他的纸质归档材料和电子文件归档材料移交 综合档案室。

    5、基建管理部门分管领导职责。因基建项目完成时间的不确定和归档时间特殊性(竣工一年后归档),要制定本部门档案管理制度,基建项目档案工作要与项目建设进程同步进行。督促有关人员(兼职档案员)在各自的职责范围内搞好基建项目文件材料的形成、积累、整理和保管工作。参加基建档案材料的鉴定工作,在项目竣工验收时,完成纸质文件材料和电子文件材料的归档和验收工作,

    6、设备管理、使用部门分管领导职责。要制定本单位设备文件材料保管制度,按照学校的招标规定实行政府计划内采购,确保设备文件材料的完整系统。对价值贵重的设备要检查督促设备人员做好设备使用、维修、检修工作记录并向 综合档案室移交有关的随机纸质设备文件材料和电子文件材料。

    7、出版、编辑部门分管领导岗位职责。制定学报、校刊有关管理制度,把学报、校刊出版归档工作纳入管理工作中。督促兼职档案员(责任编辑)做好出版档案材料的平时积累工作,做到档案材料的形成积累与出版工作同步,并按有关规定向综合档案移交有关出版归档纸质文件材料和电子文件材料。

    8、外事部门分管领导岗位职责。制定外事管理工作制度,把外事档案工作纳入外事管理工作中,督促兼职档案员按外事业务活动的程序、形式、积累收集外事文件材料、留学生文档材料等,按有关规定向 综合档案室移交有关外事档案的纸质文件材料和电子文件材料。

    9、财会部门分管领导岗位责职。制定本部门档案工作管理制度,把财会档案工作纳入财会管理工作中,监督承办人员(兼职档案员)执行,定期检查,做到各类会计核算材料的形成、积累与财会工作进展同步,督促兼职档案员按有关规定向 综合档案室移交财会归档纸质文件材料和电子文件材料,并做好暂存本部门档案(三年后移交的会计凭证档案)的管理工作。

    10、声像档案形成部门分管领导岗位职责。制定本部门声像档案工作管理制度,严格执行保密制度,维护声像档案的完整和安全。对学校发生的重大事件形成的重要声像档案,要督促有关人员和兼职档案员注意积累和保管,对应档的声像档案进行鉴定审查后,在规定的时间内移交 综合档案室。

    三、各单位兼职档案员职责

    1、负责对本单位形成的归档文件材料进行积累、整理和保管工作,保证归档文件材料的完整、准确、系统。

    2、熟练使用文书档案管理系统和电子档案管理系统,对本单位产生的需要归档的纸质文件材料进行录入和保管工作。在学校OA办公自动化系统环境下掌握电子文档的接收和传输技能,并做好电子文件移交前的存储和保管工作。

    3、接受学校档案部门的业务指导和监督检查,在规定的时间内向 综合档案室移交本单位的归档文件材料。

    4、参加学校安排、举办的档案业务学习和档案培训班的业务培训。

    5、做好档案文件材料的安全和保密工作。

    四、学校档案管理部门职责

    1、贯彻实行国家关于档案工作的政策、法规,规划全校档案工作。

    2、制定学校档案工作规章制度,监督、指导、检查执行情况。

    3、负责收集、征集、整理、分类、鉴定、保管、统计全校各类档案及有关资料。

    4、进行档案的开放和利用工作。

    5、参加档案系统和学校的信息建设与交流,开发档案信息资源,开展档案编研工作,提供档案检索目录(书本式目录和机读目录)。

    6、参加全国、全区性的档案工作协作、学术研究和交流活动。

    7、落实全校兼职档案员工作人员的培训工作。

    8、完成学校布置的其他工作任务。

    五、学校档案管理部门负责人职责

    1、负责制定学校档案工作计划、规划,进行年度本室档案工作总结,拟制定(修订)业务工作的规章制度,并组织实施。

    2、主持档案室的全面工作,落实档案室人员工作职责,按计划完成工作任务。

    3、负责组织档案室人员的政治与业务学习,组织全校兼职档案员的业务培训工作。

    4、协助学校各单位档案分管领导工作,督促、检查各单位档案归档情况,并做有关协调工作。

    5、负责处理、接待有关单位、群众的来访来函,对外联系有关档案业务工作。

    6、调查、了解和掌握学校档案工作情况,对学校档案工作的改革等有关问题提出意见和建议。

    7、完成学校和分管领导布置的其他工作。

    六、学校档案管理部门的档案管理人员职责

    1、贯彻执行国家、自治区和学校有关档案工作的政策和法规,努力提高业务水平。

    2、管理好分工负责的各类档案,随时为学校的各项工作服务。

    3、指导、监督、检查、协助所管类别的兼职档案员做好文件材料的形成、积累、整理和归档工作。

    4、负责对接收的档案进行分类,整理,计算机输入、编制档案检索目录,电子档案光盘存储和归档工作。有计划地进行档案史料的编研和开发工作。

    5、遵守工作规章制度,严守档案机密,维护档案的安全。

    6、对保存的档案数量进行准确的统计。

    7、完成档案部门领导和学校分管领导布置的其他工作任务。

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