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广西民族大学校长办公室关于做好2018年档案归档移交工作的通知
2018-05-28 09:29   审核人:

学校各单位:

    根据《高等学校档案管理办法》和自治区档案局有关归档质量检查要求,保证学校2017 年度在教学、科研、管理等工作中形成的各类档案材料完整收集归档,进一步推进学校档案工作的规范化、制度化管理,现将有关归档工作通知如下:

    一、归档内容范围

    (一)2017 年1月1 日至2017 年12月31 日期间,学校党政管理、科研、教学、外事、基建、资产与设备管理、出版等各项活动中产生的具有保存价值的文件材料,均应归档。

    (二)各单位文件材料归档范围请参照2015 年10 月发放到各单位的文件材料归档范围牉匾。

    (三)归档的文件材料包括纸质材料和相应的声像、电子等文件材料(如照片、光盘、磁盘等)。此类不同载体的文件材料应随纸质文件材料一同归档。

    (四)数字化校园OA 系统里面的电子文件,实行电子与纸质的双套制管理,要求打印成纸质,并盖上本部门的公章。具体要求如下:

    1. OA 系统“我申请的”涉及经费报账已归入财务处的材料不需打印,其余的材料需打印。

    2. OA 系统“我的已阅”如单纯性阅知不需办理的材料不需打印,其余需打印。

    (五)获得省部级以上的获奖证书、奖牉、奖杯、锦旗,对外交流活动中获赠的具有保存价值的实物礼品要移交档案馆统一保存。

    (六)归档材料除了参照《广西民族大学档案归档实施办法》外,各学院还应将历年未移交档案馆归档的研究生、研究生班档案材料收集归档。

    二、归档要求

    (一)收集归档的各类文件材料要求为原件,复印件和传真件等一般不能作为归档文件材料。

    (二)文件材料移交归档时需同时提交移交目彔一式二仹,交接双方当面检查、验收、签字。凡文件材料与移交目彔不符合规范要求的,档案馆不予接收,待重新修正后再办理移交手续。(移交目彔见附件2 和附件3)。

    (三)各单位归档材料要求统一使用由档案馆提供的《GD2000档案管理系统》(档案馆网页下载)进行预立卷,归档过程中,档案馆将随时提供业务咨询和技术指导。

    三、归档时间及检查

    各单位归档、检查及对兼职档案员业务培训指导时间为2018 年4 月23 日至5 月30 日,具体安排(附件1)。

未尽事宜请与学校档案馆联系,联系电话:3260213。另请各单位归档责仸人加入档案馆工作群(QQ 158502193),以方便档案日常业务指导与交流。

 

 

    附件:1.各单位档案材料检查和归档时间安排表

          2.文件移交目彔登记表

          3.实物礼品、声像、电子文件材料移交登记表

 

                                                                                    

附件【民大校办〔2018〕4号附件1:各单位档案材料检查和归档时间安排表.xlsx已下载
附件【民大校办〔2018〕4号附件3:实物礼品、声像、电子文件材料移交登记表.doc已下载
附件【民大校办〔2018〕4号附件2:文件移交目录登记表.doc已下载

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