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  管理制度
档案工作管理制度

    为了加强我校的档案管理,有效地保护和利用档案,为学校管理、教学、科研和各项工作服务,根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国电子文件归档与管理规范》、《高等学校档案工作规范》、《广西壮族自治区档案管理条例》、《广西壮族自治区电子档案管理办法》等法规精神,制订本规定。

第一章 

 

   第一条  本规定所称的档案是指我校过去和现在从事教学、科研、党政管理以及其他各项活动直接形成的对学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像以及在数字设备及环境中产生的电子文件数据、载体等不同形式的历史记录。

   第二条  学校把档案工作纳入整体发展规划,加强对档案工作的领导和管理。

   第三条  学校在校长统一领导下做好档案工作,学校设立 综合档案室,负责全校档案的管理工作。

 

                         第二章  管理机构和档案工作人员

 

   第四条  综合档案室是我校档案工作的职能管理部门。必须认真执行《普通高等学校档案管理办法》、《高等学校档案工作规范》提出的各项基本任务,做好档案的管理、保护、提供利用和业务指导工作。

   第五条  建立一支以综合档案室为主体的相对稳定的档案工作队伍。

  (一)综合档案室配备有一定政治素质和高学历专业知识的档案管理干部。

  (二)各单位必须有一名领导分管本单位的档案工作,并明确1-2名兼职档案员负责本单位文件材料的收集整理归档工作。

  (三)各单位档案工作分管领导或兼职档案员有变动,必须及时补上并报学校综合档案室备案。

 

第三章  文件材料的收集、整理归档和移交工作

 

   第六条  实行档案集中统一管理的原则,集中统一管理我校的档案。凡按规定须集中统一管理的档案,必须在规定的时间内向综合档案室移交,任何单位或个人不得以任何借口截留或据为己有。

   第七条  综合档案室管理的档案有如下十大类:

   一、党群类

   二、行政类

   三、教学工作类

   四、科学研究类

   五、产品生产与科技开发类

   六、基本建设类

   七、仪器设备类

   八、出版类

   九、外事类

   十、财会类

   十一、声像类

   第八条  完善文件材料的归档制度,把国家教育部提出的“四同步”“三纳入”的管理原则作为我校档案管理工作的总目标。

   第九条  学校各项工作与档案工作实行“四同步”管理,即学校(包括校内各单位)在布置、检查、总结、验收各项工作时,同时布置、检查、总结、验收档案工作。

   第十条  把档案工作纳入我校各级领导的议事日程,纳入教学、科研和各项有关工作,纳入教师、专业人员和行政干部的职责范围。

   学校每年不定期地召开档案工作专题会议,研究解决档案工作的重大问题;各单位也要召开相应的会议,研究本单位文件材料的归档工作。

   第十一条  把归档文件材料是否齐全完整、作为今后我校有关人员年终工作考核的重要内容之一,亦作为各单位年度参加学校各项评比的重要条件之一。

   第十二条  档案部门及有关人员要把好鉴定验收关,上报成果关,升晋级关等档案材料的齐全、真伪。

   (一)学校在科研成果上报时,必须有科研档案管理人员签署归档文件齐全完整的意见,校长办公室才能盖章上报。

   (二)基建工程验收时,基建部门必须向施工单位索取该项目工程所有完整的文件材料后才能鉴定验收。

   (三)有贵重仪器设备的单位,必须建立有可行性论证、购置、验收、安装、调试、运行、使用、维修等周期性记录和原始资料的档案。档案目录必须及时移交综合档案室归档。案卷可暂时留在(借回)本单位使用。

   第十三条  统一使用GD2000档案管理系统、电子档案管理系统软件。实行档案材料目录计算机录入、电子文件逻辑归档(通过电子文件传输系统网上交接)、物理归档(通过存储载体传递)的纸质、数据归档制度,在规定的时间内按时办理档案移交手续。

   第十四条  学校各单位的档案分管领导,要重视组织本单位的档案归档工作,认真学习宣传贯彻国家档案法律法规,使本单位的每位职工和学生都了解档案法规的意义、作用和各项规定,明确自己对档案所具有的义务和权利,自觉依法办事,支持档案工作,积极交纳档案。

   第十五条  学校各单位的兼职档案人员必须认真收集、整理本单位归档的文件材料,发生难于解决的业务问题,应及时与综合档案室联系。

 

第四章  档案的管理和使用

 

   第十六条  要建立科学的档案管理制度。综合档案室要按照《高等学校档案工作规范》的要求,制定工作制度,认真做好档案的管理工作。配置必要的设施,充分利用现有的系统设备,完善服务方式,采用先进技术,确保档案的安全。

   第十七条  综合档案室要制作、完善档案检索目录,做好目录载体的保存工作。针对目前纸质档案和电子档案并存阶段,要做好纸质档案目录的计算机录入、纸质目录、载体(光盘)目录的制作工作,对电子档案形成的机读目录,经按归档要求处理后,采用规定的标准载体(光盘)保存,按国家标准不准使用软磁盘作为需要长期保存的目录载体。

   第十八条  综合档案室保存的档案,主要供本校利用。凡属本校工作需要,利用者可直接到 综合档案室查阅。

   需要查阅我校档案的外单位或个人,须持有介绍信或合法身份证,经综合档案室主任或校长办公室主管领导同意后方可查阅;外国机关或个人、港澳和台湾同胞、海外侨胞要求利用本校档案,须经有关主管部门介绍或按国家有关规定处理。

   第十九条  利用者查阅的档案涉及重大问题、党和国家秘密、技术秘密、专利或本校不宜公开的重大决策、有关会议记录等,须经校领导或校长办公室领导批准。

   第二十条  外单位或个人利用我校档案的,按广西壮族自治区物价局的有关规定(桂价费[2005]1号)交纳查档费;利用者要求复制档案的,由 综合档案室按有关规定负责处理。

 

第五章   档案经费、库房和设备

 

   第二十一条  档案工作所需经费单独立项,每年用于维持档案正常工作的业务经费在二万元以上。

   第二十二条  多渠道筹集资金,扩充、修缮档案库房用房,增添设备、改善保管条件。

 

第六章   考核与奖惩

 

   第二十三条  学校每年对归档工作进行一次检查、总结、评比。对优秀的工作人员给予表彰和奖励,对违反《档案法》者,按照《档案法实施办法》规定的程序和处理办法予以处罚。

   第二十四条  表彰和奖励的条件:

  (一)收集、整理档案成绩显著,文件材料齐全完整,按时归档,符合归档整理质量标准;

  (二)个人积极捐赠档案、历史文献、文物,有价值的证书、家谱等;

  (三)保护档案。揭发违法行为,与违法行为斗争有功者;

  (四)有突出服务成果、研究成果以及对我校档案事业发展有突出贡献者。凡符合以上条件之一者,学校将给予表彰和奖励。

   第二十五条  有下列行为之一的,根据情节轻重,给予行政处分;造成损失的,责令赔偿;构成犯罪的,依法追究刑事责任。

  (一)损毁、丢失或者擅自销毁学校档案的;

  (二)擅自提供、抄录、公布学校档案的;

  (三)涂改、伪造档案的;

  (四)出卖学校档案的;

  (五)携运禁止出境的档案及其复制件出境的;

  (六)档案工作人员玩忽职守造成档案损失的;

  (七)截留档案或把档案据为己有的。

 

第七章   附则

 

   第二十六条  学校过去制定的档案管理文件与本规定不符的,以本规定为准。

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